En el mundo empresarial actual, donde la protección de datos personales es más relevante que nunca, muchas empresas y organizaciones caen en una trampa peligrosa: copiar y pegar textos legales desde otras páginas web, documentos estándar o plantillas encontradas en Internet.

Esta práctica, aparentemente inofensiva, no solo representa un riesgo legal significativo, sino que puede tener consecuencias económicas, reputacionales y hasta penales.

Cumplir con la normativa en materia de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), exige algo más que disponer de un aviso legal, una política de privacidad o un consentimiento.

Requiere coherencia, análisis y adaptación a las actividades reales del tratamiento de datos de cada organización. En este texto nos detenemos a analizar por qué el “copiar y pegar” de textos legales puede salir muy caro y qué hacer para evitarlo.

Cada empresa trata datos de forma diferente

Uno de los principios fundamentales del RGPD es el de responsabilidad proactiva. Esto significa que no basta con cumplir la normativa, sino que debes ser capaz de demostrar que la estás cumpliendo.

Cada empresa tiene su propia realidad: recoge, almacena, gestiona y cede datos de formas distintas. Un despacho de abogados no trata los mismos datos ni de la misma manera que una clínica dental, una tienda online o una academia de idiomas. Por tanto, los textos legales deben reflejar fielmente los tratamientos concretos de cada entidad.

Cuando se copia una política de privacidad de otra empresa, se corre el riesgo de estar informando mal al usuario (incluso mintiendo sin querer), lo que constituye una infracción del artículo 13 del RGPD. Además, podrías estar obviando tratamientos importantes que sí realizas y que ni siquiera aparecen reflejados en el texto.

El consentimiento mal gestionado no es válido

Uno de los errores más comunes al copiar textos es heredar modelos de consentimiento que no cumplen los requisitos actuales del RGPD. Frases como “Al enviar este formulario, acepta nuestra política de privacidad” no son suficientes si no se ha informado debidamente del tratamiento, de la base jurídica, de los derechos que tiene el interesado o de los posibles destinatarios de los datos.

El consentimiento debe ser libre, informado, específico e inequívoco. Y todo esto debe poder probarse. Si el texto que copias no se adapta a tus formularios, a tu sistema de recogida de datos o a tus finalidades concretas, ese consentimiento es nulo. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado a empresas por recoger consentimientos genéricos, confusos o engañosos, incluso cuando se utilizaban plantillas de terceros supuestamente “validadas legalmente”.

Avisos legales que no se corresponden con tu actividad

Los avisos legales también deben reflejar la identidad real de quien presta el servicio, sus datos de contacto, condiciones de uso y limitaciones de responsabilidad. Si se copia un aviso de otra empresa sin revisar cada detalle, es muy probable que contenga:

  • Datos identificativos incorrectos (CIF, domicilio, razón social…).
  • Condiciones que no se aplican a tu modelo de negocio.
  • Responsabilidades asumidas sin necesidad o que pueden perjudicarte legalmente.

Además, muchos sitios copian textos que hacen referencia a leyes derogadas, conceptos obsoletos o prácticas que ya no se ajustan a la normativa actual. Este tipo de errores denotan falta de diligencia y pueden usarse en contra tuya en caso de inspección o reclamación.

Las consecuencias de un mal cumplimiento

Copiar textos sin adaptar puede suponer un incumplimiento múltiple de la normativa. La AEPD considera infracción tanto la falta de información adecuada (art. 13 y 14 RGPD), como la falta de licitud del tratamiento (art.6), o incluso la ausencia de medidas para garantizar los derechos de los interesados.

Esto se traduce en sanciones económicas que pueden alcanzar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual, aunque para la mayoría de Pymes las sanciones suelen ir desde los 3.000 euros a los 100.000 euros, dependiendo de la gravedad. Pero más allá de la multa, también hay consecuencias reputacionales:

  • Pérdida de confianza de clientes y usuarios
  • Daño a la imagen de la marca
  • Pérdida de oportunidades comerciales y contratos con clientes institucionales

Y si tratas datos especialmente sensibles (como salud, ideología, orientación sexual o datos de menores), el riesgo se multiplica.

¿Qué debes hacer en lugar de copiar?

La solución es sencilla en concepto, pero requiere dedicación: hacer un análisis real de tus tratamientos de datos y adaptar tus textos legales a esa realidad. Estos son algunos pasos clave:

  • Auditoría de tratamientos: Identifica qué datos personales recoges, cómo, para qué, con qué base jurídica y durante cuánto tiempo.
  • Adaptación de textos: Redacta tus políticas de privacidad, condiciones legales y formularios de consentimiento a medida, reflejando fielmente tus prácticas.
  • Registro de actividades de tratamiento: Obligatorio en muchos casos, especialmente si tratas datos sensibles o haces seguimiento sistemático de personas.
  • Establece protocolos de respuesta ante derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, etc.).
  • Consulta a un especialista: No todos los tratamientos requieren lo mismo, y un asesor especializado puede ayudarte a evitar errores costosos.

En definitiva…

Copiar y pegar textos legales puede parecer una solución rápida y económica, pero es una falsa seguridad. Lejos de ayudarte a cumplir con la normativa, puede convertirse en una fuente de sanciones, conflictos legales y desprestigio.

Cumplir con la LOPD y el RGPD no es un mero trámite: es un compromiso con la legalidad, la transparencia y el respeto por las personas. Adaptar correctamente tus textos legales es un paso fundamental para convertir ese compromiso en una realidad tangible.