En la era digital, la información es un activo fundamental para las empresas. Sin embargo, muchos negocios almacenan más datos de los que realmente necesitan, sin ser plenamente conscientes de los riesgos que esto implica. Los llamados “datos fantasma” son aquellos registros que permanecen en sistemas y servidores sin ser utilizados, muchas veces sin control ni supervisión.

Estos datos pueden incluir información de clientes antiguos, empleados que ya no forman parte de la empresa, copias de seguridad obsoletas, documentos duplicados y registros de transacciones caducadas. A pesar de parecer inofensivos, los datos fantasma representan un grave problema de seguridad y cumplimiento normativo. En Geslopd nos detendremos en esta ocasión a explorar cuáles son los peligros que conllevan y cómo evitarlos para proteger la información de tu empresa.

¿Qué son los datos fantasma?

Los datos fantasma son información almacenada en servidores, bases de datos o dispositivos que ya no tienen un uso práctico, pero siguen existiendo dentro de la infraestructura digital de una organización. Estos pueden encontrarse en diferentes formatos, como:

  • Correos electrónicos antiguos con datos sensibles.
  • Documentos almacenados en la nube sin una clasificación adecuada.
  • Registros de clientes o empleados que ya no interactúan con la empresa.
  • Copias de seguridad desactualizadas y no gestionadas.

La existencia de estos datos sin una estrategia de gestión adecuada aumenta el riesgo de exposición a ciberataques, incumplimiento de normativas como el RGPD y un uso ineficiente de los recursos informáticos.

Riesgos asociados a los datos fantasma

El almacenamiento innecesario de datos fantasma conlleva diversos riesgos para las empresas. A continuación, analizamos los más críticos:

1.   Incumplimiento normativo y sanciones:

Las regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) en España exigen que las empresas almacenen datos solo durante el tiempo necesario y de manera justificada. Conservar información innecesaria puede llevar a fuertes sanciones económicas si no se garantiza su correcta gestión y eliminación.

2.   Exposición a ciberataques:

Los datos olvidados suelen ser objetivos fáciles para los ciberdelincuentes. Bases de datos sin actualizar, documentos en servidores vulnerables y copias de seguridad desprotegidas pueden ser explotadas por hackers para realizar ataques de ransomware, robo de identidad o fraude empresarial.

3.   Filtraciones de información sensible:

El almacenamiento descontrolado de datos aumenta la posibilidad de fugas de información. Un documento olvidado con datos personales de clientes o registros financieros puede ser accesible por empleados sin autorización o quedar expuestos a ataques internos o externos.

4.   Costes innecesarios:

Mantener datos fantasma también tiene un impacto económico. El almacenamiento en la nube, servidores locales y sistemas de respaldo consume recursos y encarece la infraestructura de TI. Además, las auditorías y la gestión de datos innecesarios pueden generar datos adicionales en tiempo y personal.

5.   Falsa sensación de seguridad:

Muchas empresas creen que han eliminado datos sensibles, pero en realidad estos siguen existiendo en servidores antiguos, copias de seguridad no gestionadas o bases de datos desactualizadas. Esto genera una falsa sensación de cumplimiento y seguridad, cuando en realidad el riesgo sigue presente.

¿Cómo eliminar los datos fantasma de tu empresa?

Eliminar y gestionar adecuadamente los datos es fundamental para reducir riesgos y mejorar la seguridad informática. Estas son algunas prácticas clave:

Realizar auditorías periódicas de datos

Implementar auditorías regulares para identificar información obsoleta o innecesaria permite detectar datos fantasma y tomar decisiones correctivas. Estas auditorías deben abarcar servidores, bases de datos, almacenamiento en la nube y dispositivos de la empresa.

Implementar una política de retención de datos

Definir una estrategia de retención de datos garantiza que la información se almacene sólo por el tiempo necesario y cumpla con las regulaciones. Se deben establecer plazos claros para eliminar registros antiguos y asegurarse de que su eliminación sea segura y definitiva.

Automatizar la gestión del ciclo de vida de los datos

Utilizar herramientas de gestión automatizada ayuda a clasificar y eliminar información obsoleta de manera eficiente. Muchas soluciones de seguridad y almacenamiento en la nube permiten establecer reglas para la eliminación automática de datos tras cierto tiempo de inactividad.

Concienciar a los empleados sobre la importancia de la protección de datos

El factor humano sigue siendo una de las principales vulnerabilidades en la seguridad de la información. Formar a los empleados sobre la importancia de gestionar y eliminar correctamente los datos ayuda a minimizar los riesgos y evita la acumulación de información innecesaria.

Utilizar tecnologías de cifrado y borrado seguro

Para evitar que los datos borrados sean recuperables, es fundamental aplicar técnicas de borrado seguro y cifrado de información sensible. Herramientas como el borrado criptográfico garantizan que los datos eliminados no puedan ser restaurados por terceros.

La importancia de una cultura de protección de datos

Más allá de las herramientas y estrategias técnicas, es fundamental que las empresas desarrollen una cultura de protección de datos. Esto implica que todos los niveles de la organización, desde la alta dirección hasta los empleados, estén comprometidos con la seguridad de la información. Algunas acciones clave incluyen:

  • Fomentar la transparencia en el manejo de datos.
  • Realizar capacitaciones periódicas sobre privacidad y seguridad de la información.
  • Incentivar buenas prácticas en la gestión de archivos y correos electrónicos.
  • Designar responsables de protección de datos dentro de la empresa.

Crear una cultura organizativa donde la seguridad de los datos sea una prioridad no solo ayuda a prevenir riesgos, sino que también refuerza la confianza de clientes y socios comerciales.

Los datos fantasma representan un riesgo real para las empresas, tanto en términos de seguridad como de cumplimiento normativo. La prevención y la gestión adecuada de los datos no sólo evitarán problemas futuros, sino que también mejorarán la reputación y la eficiencia operativa de la organización.